Welche Kriterien entscheiden zwischen Self-Hosted und Provider-Mail?

Sieben Dimensionen: Kosten pro Postfach, Reputation und Zustellbarkeit, Datenschutz und Souveränität, Compliance und E-Discovery, Support und Verfügbarkeit, Funktionsumfang sowie Wachstum und Lock-in. Bei kleinen Setups (≤10 Postfächer) gewinnen meist Provider, bei mittleren (50+) und Compliance-Anforderungen Self-Hosted.

Welche Mail-Lösung ist am DSGVO-/nDSG-konformsten?

Self-Hosted in einem EU- oder Schweizer Datacenter mit eigenem Schlüsselmaterial. Microsoft 365 und Google Workspace haben US-Telemetrie und unterliegen damit dem CLOUD-Act — bei regulierten Branchen ein Show-Stopper, bei normalen Unternehmen handhabbar.

Bei welcher Grösse rechnet sich Self-Hosting?

Linear vs. per-Seat: Self-Hosted skaliert mit Server-Grösse (10 Postfächer mehr = wenig Mehrkosten), Cloud-Mail skaliert per Lizenz (100 zusätzliche User × 12 €/Monat × 12 Monate = 14.400 €/Jahr extra). Break-Even liegt typisch bei 30-50 Postfächern, abhängig vom Cloud-Tarif.

Was tun, wenn man weder Hosting noch Cloud will?

Hybrid: Self-Hosted für die Hauptdomäne und allgemeinen Mail-Verkehr, Cloud für die Postfächer von Personen mit Compliance-Sonderanforderungen (z. B. SEC-Filings, Anwalts-Privilege). Hostsys Managed Server liefert die Self-Hosted-Seite ohne eigene Wartungslast.

Wo liegt der grösste Lock-in bei Cloud-Mail?

Bei der E-Mail-History. Microsoft 365 Mail kann nicht 1:1 zu einem anderen Anbieter migriert werden, ohne Such-Indizes und Folder-Strukturen zu verlieren. Bei Self-Hosted (Postfix/Dovecot) liegt die ganze Mailbox als Maildir-Verzeichnis vor und ist trivial portierbar — auch zu einem anderen Self-Hosted-Anbieter wie Hostsys.

Mailserver selbst hosten oder Provider? Eine ehrliche Entscheidungshilfe

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